รายละเอียดงานAP : รับใบแจ้งหนี้ (Invoice Receipt): ทำการรับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายหรือผู้รับบริการ ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในใบแจ้งหนี้ เช่น ราคาสินค้าหรือบริการ, ปริมาณ, ข้อมูลผู้ขาย บันทึกข้อมูล (Data Entry): นำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ไปบันทึกลงในระบบบัญชี AP โดยระบุรายละเอียดของรายการ เช่น รหัสรายการ, จำนวนเงิน, วันครบกำหนดชำระเงิน เป็นต้น
อนุมัติการจ่าย (Approval Workflow): จัดการกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ โดยต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจในองค์กร เช่น ผู้จัดการบัญชีหรือผู้บริหาร
จ่ายเงิน (Payment):หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติ กำหนดวันชำระเงินตามกำหนดในใบแจ้งหนี้
จัดการการโอนเงินหรือเช็คในการชำระเงินให้แก่ผู้ขายหรือผู้รับบริการ
บันทึกการจ่าย (Payment Recording): บันทึกข้อมูลการจ่ายเงินลงในระบบบัญชี รวมถึงหมายเลขการอ้างอิงของการชำระเงิน เพื่อการติดตามและรายงาน
ตรวจสอบและควบคุม (Reconciliation and Control): ตรวจสอบความถูกต้องของรายการบัญชี AP และทำการควบคุมการจ่ายเงินให้สอดคล้องกับงบประมาณ
การรายงาน (Reporting): สร้างรายงานเกี่ยวกับการชำระเงิน, คงค้าง, และสถานะการจ่ายเงินสำหรับผู้บริหารและทีมบัญชี
การบันทึกข้อมูลประจำ (Record Keeping): ทำการเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการ AP ไว้ในระยะเวลาที่กำหนดตามกฎหมาย
AR : สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice Generation): สร้างใบแจ้งหนี้ตามรายการสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าได้รับ
ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับราคา, ปริมาณ, วันครบกำหนดชำระเงิน และข้อมูลลูกค้า
บันทึกข้อมูล (Data Entry): นำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ไปบันทึกลงในระบบบัญชี AR โดยระบุรายละเอียดของรายการ เช่น รหัสรายการ, จำนวนเงิน, วันครบกำหนดชำระเงิน เป็นต้น
การส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice Delivery): ส่งใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้า โดยใช้วิธีทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางไปรษณีย์
ตรวจสอบการชำระเงิน (Payment Verification): ตรวจสอบการชำระเงินจากลูกค้าเมื่อถึงกำหนดชำระ ทำการบันทึกการรับเงินในระบบ AR
การระบุความคงค้าง (Aging Analysis): ตรวจสอบความคงค้างของการชำระเงินจากลูกค้า สร้างรายงานความคงค้างเพื่อติดตามและระบุการรับเงินที่ค้างคา
การติดต่อลูกค้า (Customer Communication): หากมีการชำระเงินที่ล่าช้าหรือค้างคา ติดต่อลูกค้าเพื่อขอชำระเงินและจัดการคำร้องเร่ง